Ermin Blog

Kumpulan Tugas kuliah dan Sharing

BAB I
PENDAHULUAN

1.1                   LATAR BELAKANG

Arsip merupakan salah satu sumber informasi manajemen. Oleh karena itu arsip merupakan sesuatu yang penting dalam kegiatan administrasi maupun pelaksanaan tugas suatu lembaga. Mengingat arti penting arsip maka perlu adanya sistem pengelolaan yang sistematis, efektif, dan efisien. Arti penting arsip bukan menjadi alasan untuk menyimpan seluruh arsip yang dimiliki oleh suatu instansi. Hanya yang benar-benar memiliki nilai guna yang tinggi perlu untuk disimpan secara permanen. Sedang untuk arsip yang tinggi perlu untuk disimpan secara permanen. Sedang untuk arsip yang tidak memiliki nilai guna yang tinggi, apabila telah habis retensi perlu untuk dilakukan pemusnahan. Walaupun demikian bukan berarti untuk memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna dapat dilakukan dengan sembarang, tetapi pemusnahan harus melalui mekanisme yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Dewasa ini belum banyak yang mengenal adanya penyusutan arsip dinamis. Kondisi ini terjadi karena belum memasyarakatnya masalah kearsipan di negara kita, dan juga ilmu kearsipan di Indonesia belum begitu berkembang. Dampak yang ditimbulkan adalah sangat luas terutama bagi perkembangan Ilmu Kearsipan itu sendiri dan juga bagi pemasyarakatan masalah kearsipan. Sehingga timbul masalah penyusutan arsip dinamis, seperti:

• Kurang adanya kesadaran untuk menyerahkan arsip kepada ANRI
• Perlakuan yang sama antara arsip penting dengan tidak penting
• Sistem yang dipilih tidak tepat
• Kemampuan SDM yang kurang

Program penyusutan arsip berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta SE Kepala ANRI Nomor : SE/02/1983 tentang pedoman Umum untuk menentukan Nilai Arsip serta memperhatikan ketentuan-ketentuan yang ada dalam Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip bagi arsip-arsip yang bersal dari lembaga-lembaga pemerintah untuk arsip perusahaan berpedoman pada PP Nomor 88/1999 tentang pemusnahan dokumen perusahaan. Untuk arsip yang sudah dalam keadaan teratur secara teknis pelaksanaan penyusutan tidak ada keselitan yang berarti. Akan tetapi untuk arsip dalam keadaan tidak teratur (kacau) perlu adanya penataan terlebih dahulu.
Untuk itu perlu secara teknis berpedoman pada SE Kepala ANRI Nomor : SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan pemerintah tentang Penyusutan Arsip.

1.2              MAKSUD DAN TUJUAN

a.         Prosedur Penyusutan Arsip ini dimaksudkan untuk memberikan acuan kepada unit kerja di lingkungan Departemen Hukum dan
b.        Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dalam rangka penyusutan arsip.
c.         Penyediaan dan pemanfaatan data/informasi secara optimal untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna administrasi Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.

1.3              SASARAN

Tercapainya kesamaan sistem pengelolaan arsip yang tertib dan teratur diseluruh unit kerja di lingkungan Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.

1.4              RUANG LINGKUP PEMBAHASAN

Penyusutan arsip meliputi kegiatan pemindahan arsip in aktif, pemusnahan arsip yang tidak berguna dan penyerahan arsip statis (permanen)














BAB II
KAJIAN TEORI

2.1  PENGERTIAN

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan. Hal lain yang perlu dijelaskan dalam definisi penyusutan sebagaimana tertuang dalam PP 34 tersebut memperlihatkan adanya konsepsi pusat arsip. Pusat arsip (dinamis) adalah tempat penyimpanan arsip inaktif, atau sering disebut recors centre. Manfaat adanya pusat arsip dinamis di samping memperoleh efisiensi dan penghematan, juga dalam rangka pendayagunaan arsipinaktif. Arsip inaktif dapat dimanfaatkan secara maksimal sebagai referensi atau sumber informasi organisasi.

Fungsi dari pusat arsip dinamis adalah untuk menghindarkan terjadinya penumpukan arsip inaktif di unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit kerja juga memudahkan perawatannya. Adanya pusat arsip dinamis dapat memberikan kepastian terhadap arsip-arsip yang bernilai guna permanen. Dan yang lebih penting lagi adalah terjadinya efisiensi baik penggunaan ruangan, peralatan, tenaga, dan waktu.

2.2   TATA CARA PENYUSUTAN

2.2.1    Arsip Teratur
Arsip inaktif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan suatu sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani dengan cara sebagai berikut :
a. diperiksa kembali penataannya atas dasar sistem yang digunakan, misalnya sistem agenda, sistem kartu/kaulbach, dan sebagainya
b. ditertibkan pengaturan fisiknya sehingga penemuan kembalinya dapat lancar
c. arsip yang tidak dipergunakan baik oleh Lembaga Negara /Badan Pemerintahan maupun sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional, dipilahkan dan disiapkan daftar pertelaannya untuk kemudian dimusnahkan sesuai ketentuan yang berlaku
d. arsip yang tidak dipergunakan baik oleh Lembaga Negara/Badan Pemerintah yang bersangkutan, tetapi diperlukan dan penting sebagai badan bukti pertanggungjawaban nasional, dibuatkan pertelaannya untuk kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai ketentuan yang berlaku
e. arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara /badan pemerintahan yang bersangkutan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara /Badan Pemerintahan yang bersangkutan, ditetapkan jangka waktu penyimpanannya dalam Daftar penyimpanan Arsip;
f. apabila waktu penyimpanannya berakhir, dibuat Daftar pertelaan Arsip baik untuk keperluan pemusnahan ataupun penyerahannya kepada Arsip Nasional
g. apabila Jadwal Retensi Arsip mulai berlaku di Lembaga Negara /Badan Pemerintahan yang bersangkutan, maka Daftar Waktu Penyimpanan Arsip disesuaikan dengan ketentuan yang tersebut dalam Jurnal retensi Arsip.

Untuk arsip yang pengendaliannya menggunakan yang sudah dilaksanakan dengan benar, maka proses pemindahan arsip dari unit Pengolah ke Unit Kearsipan menggunakan sarana yang sesuai ketentuan yang berlaku dalam sistem kartu kendali.

Adapun proses penyusutannya adalah sebagai berikut:
a. Tata Usaha pengolah
1)    Secara teratur mengadakan penelitian untuk menentukan nilai arsip berdasarkan JRA
2)    Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan dikirim ke Penyimpanan
3)    Menata arsip inaktif yang akan diserahkan ke penyimpanan dalam file tersendiri
4)    Pada waktu yang telah ditetapkan, mengirim arsip inaktif tersebut kepada Penyimpan.
5)    Membuat daftar arsip yang dipindahkan.

b. Unit Kearsipan
Secara teratur melakukan penelitian terhadap arsip yang sudah melampaui JRA. Setelah dilaksanakan penilaian dan penyusutan pada masing-masing unit, kemudian dilaksanakan pemindahan secara berkala dari unit Pengolahan ke Unit Kearsipan.

Tata cara pemindahannya adalah sebagai berikut:
a. Tata Usaha Pengolah
1) mengirim arsip inaktif yang tidak digunakan di Unit pengolah ke Unit Kearsipan dengan menukar Kartu Kendali di UP dengan kartu kendali yang di UK.
2) menyimpan Kartu Kendali yang berasal dari UK
b. Unit Kearsipan
1) menerima arsip inaktif  TU Pengolah beserta Kartu Kendali
2) menyimpan Kartu inakatif dalam file
3) menyerahkan Kartu Kendali warna kuning kepada kepala TU Pengolah,
4) mencabut dalam Daftar Pengendalian bahwa arsip telah disimpan;
5) memusnahkan kartu kendali bagi arsip yang berasal dari UP.

Selain pemindahan, pengertian dari penyusutan arsip juga meliputi pemusnahan arsip dan penyerahan arsip kepada ANRI. Untuk arsip yang pengendaliannya menurut sistem KK maka proses pemusnahannya adalah sebagai berikut:
a. Penyimpanan berkewajiban secara berkala untuk
1) memisahkan arsip telah melebihi JRA
2) membuat Daftar Arsip yang dapat dimusnahkan berdasarkan JRA;
3) mengajukan arsip tersebut kepada Tim Penilai
4) memberitahu Unit Pengolah beserta Daftar Arsip bahwa arsip telah memenuhi jangka waktu yang telah ditetapkan dalam JRA dan telah disetujui oleh Tim Penilai untuk dimusnahkan.
b. Proses pemusnahan
1) Tim Penilai mengajukan persetujuan tentang pemusnahan arsip kepada lembaga yang berwenang.
2) Disusun berita acara pemusnahan
3) Pelaksanaan Pemusnahan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.
Adapun tata cara penyerahan arsip statis ke ANRI adalah sebagai berikut:
a. menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (Arsip : Statis):
b. mengumpulkan KK
c. dibuat daftar arsipnya
d. kartu Kendali beserta daftar tersebut disampaikan kepada Tim Penilai
e. Tim penilai menentukan arsip statis yang akan dikirim
f. Arsip yang telah dinilai beserta KK dan daftarnya dikirim ke ANRI
g. Pelaksanaan penyerahan ke ANRI dilengkapi berita Acara Penyerahan yang ditandatangani Pejabat dari ANRI

2.2.2    Arsip Tidak Teratur
Proses penyusutan arsip tidak teratur, baik pemindahannya pemusnahannya, maupun penyerahan ke ANRI harus dibuatkan Daftar pertelaan Arsip. Cara penyusutan arsip berupa :
a. Pemindahan Arsip
b. Pemusnahan arsip
c. Penyerahan Arsip




2.3  CARA PENGURANGAN ARSIP

Peraturan Pemerintah No 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip Bab I Pasal 2 disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah masing-masing
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI

Dengan demikian inti dari penyusutan arsip adalah upaya pengurangan arsip yang tercipta baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan.
Dari pengertian penyusutan arsip tersebut di atas ada beberapa hal yang perlu ditelaah den dijelaskan lebih lanjut baik menyangkut komponen serta persyaratan yang perlu dipenuhi.
2.3.1                    Pemindahan arsip
Memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan mengandung arti bahwa arsip dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan inaktif harus tersimpan secara terpisah.
Tujuannya agar arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau sering digunakan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan (dinamis aktif) mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Dan arsip yang frekuensi penggunaannya seudah menurun (arsip dinamis inaktif), mungkin hanya satu kali digunakan, dapat diselamatkan dengan mudah, dengan cara memindahkannya ke pusat arsip sehingga dapat didayagunakan sebagai referensi atau berbagai kepentingan. Sasaran lain hendak dituju adalah kedua jenis arsip tersebut tidak bercampur baur menjadi satu sehingga dapat menyulitkan temu kembali arsipnya.

Pemindahan arsip tidak teratur dari Unit Kearsipan ke unit pengolah dilakukan dengan ketentuan:
1) Unit pengolah menyusun Daftar pertelaan Arsip (DPA) yang akan dipindahkan;
2) membuat berita acara pemindahan;
3) memberitahu rencana pemindahan kepada unit kearsipan
4) menyerahkan arsip yang dipindahkan beserta DPA
5) menandatangani berita acara pemindahan
6) menerima kembali lembar kedua Berita acara pemindahan.
Sedangkan Unit kearsipan melaksanakaan kegiaan sebagai berikut:
1) menyiapkan tempat ruangan yang memadai
2) menyiapkan sarana yang diperlukan
3) menerima penyerahan arsip beserta DPA maupun Berita Acara Pemindahan.

2.3.2                 Pemusnahan arsip
Prosedur pemusnahan arsip adalah sebagai berikut :
a. Pemusnahan arsip dapat dilakukan untuk arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi atau bagi yang mempunyai JRA, arsip tersebut telah melampaui jangka waktu penyimpanan.
b. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai penyimpanan 10 tahun lebih, dilakukan dengan ketetapan pimpinan lembaga-lembaga negara yang terkait. Misalnya arsip kepegawaian harus menyertakan ANRI dan BAKN
c. Pemusnahan arsip secara total harus disaksikan oleh dua orang pejabat bidang hukum atau bidang pengawasan dari lembaga yang bersangkutan.
d. Untuk pelaksanaan pemusnahan harus dibuat Daftar Pertelaan Arsip

Banyak cara yang bisa dilakukan untuk memusnahkan arsip yaitu dengan bahan kimia, pembakaran, atau pulping (dibubur), dan dicacah.
Langkah-langkah yang harus ditempuh dalam pemusnahan arsip arsip adalah:
1) menilai arsip yang akan dimusnahkan, yang pelaksanaanya di lakukan oleh
sebuah Tim Penilai yang dibentuk oleh top manejemen.
2) tim penilai menyusun daftar pertelaan Arsip yang akan diusulkan musnah
3) melakukan pengecekan langsung terhadap arsip yang akan dimusnahkan
4) melakukan koordinasi dengan instansi terkait.
5) Mengusulkan arsip yang akan dimusnahkan kepada lembaga yang berwenang
6) Menyiapkan Berita Acara Pemusnahan;
7) Pelaksanaan pemusnahan sesuai ketentuan yang berlaku.

2.3.3  Penyerahan arsip ke ANRI
Selanjutnya dalam hal penyusutan untuk penyerahan arsip ke ANRI, prosedur pelaksanaannya sbb:
a. Penyerahan arsip ke ANRI dilakukan untuk arsip yang memiliki nilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan juga setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya.
b. Bagi arsip-arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan ke ANRI . Sedangkan bagi yang ada di tingkat daerah harus diserahkan ke Arsip Nasional Wilayah.
Dalam rangka penyerahan arsip statis ke ANRI terlebih dahulu disusun Daftar Arsip yang akan diserahkan, setelah diadakan penilaian terhadap DPA tersebut dan telah disetujui ANRI untuk diserahkan, dibuat berita Acara penyerahan Arsip.
Pelaksanaan penyerahan arsip statis, selain dilakukan penandatanganan Berita Acara pejabat dari ANRI dan pejabat yang berwenang, juga diserahkan Daftar Pertelaan arsip beserta arsip yang diserahkan.

2.4   KATEGORI PENENTUAN NILAI GUNA ARSIP
Mengenai faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam penyusutan arsip adalah nilai guna arsip dan JRA
Surat Edaran Kepala ANRI No SE/02/1983 dalam pendahuluan khusus disebutkan bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan faktor yang sangat menentukan dalam kegiatan penyusutann arsip dan mutlak perlu dilaksanakan dalam tata kearsipan. Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk memilahkan arsip ke dalam kategori :
a.                   Arsip yang bernilai guna permanen yang harus disimpan
b.                  Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau di kemudian hari.




















BAB III
STUDI KASUS
PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP PADA DEPARTEMEN HUKUM DAN HAM RI
(soal)

3.1       PROSEDUR PENYUSUTAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP

3.1.1     PEMINDAHAN ARSIP

3.1.1.1 Langkah-langkah pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan II (Unit EselonII) adalah :

1) Menyisihkan berkas yang akan dipindahkan dari kelompok berkas yang masih dinyatakan sebagai berkas aktif.
2) Menyeleksi berkas yang telah disisihkan untuk menentukan arsip in-aktif yang akan dipindahkan, bahan-bahan non arsip dan duplikasi arsip.
3) Membuat Daftar Arsip yang akan dipindahkan.
4) Memasukkan berkas yang dipindahkan dalam boks arsip yang telah tersedia.
5) Menempelkan label pada boks arsip dengan memberikan petunjuk tentang isi boks secara singkat .
6) Menyampaikan usulan pemindahan arsip in aktif kepada Pimpinan Unit Pengolah.
7) Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip.
8) Memindahkan arsip setelah mendapat persetujuan dari Pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan Unit Kearsipan.
9) Memindahkan arsip in-aktif kepada Unit Kearsipan II disertai Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip.
10) Pemeriksaan, penerimaan dan penanda-tanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip oleh yang menyerahkan dan yang menerima arsip.
11) Pimpinan Unit Kearsipan II menerima dan menyimpan lembar pertama Berita Acara dan Daftar Arsip, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3.1.1.2 Langkah-langkah pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip in aktif (yang jangka simpannya 3 tahun keatas) dari Unit Kearsipan II ke Unit Kearsipan I (Unit Eselon I) adalah :

a. Unit Kearsipan II memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan I dengan disertai Daftar Arsip dan dilengkapi dengan Berita Acara Pemindahan Arsip.
b. Unit Kearsipan I menerima arsip inaktif dari Unit Kearsipan II, dengan langkah-langkah :
1) Melakukan pemeriksaan daftar dan fisik arsip di Unit Kearsipan I Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.
2) Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip In-aktif.
3) Pimpinan Unit Kearsipan I menerima arsip dan menyimpan Berita Acara Serah Terima Arsip yang dipindahkan.

3.1.1.3 Langkah-langkah pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip in aktif (yang jangka simpannya 10 tahun atau lebih) dari Unit Kearsipan I ke Unit Kearsipan Pusat (Record Centre) adalah:

a. Unit Kearsipan I memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan Pusat dengan disertai Berita Acara dan Daftar Arsip.
b. Unit Kearsipan Pusat menerima arsip in aktif, dengan langkah-langkah :
1) Melakukan pemeriksaan daftar dan fisik arsip di Unit Kearsipan I Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia .
2) Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip In-aktif.
3) Pimpinan Unit Kearsipan I menerima arsip dan menyimpan Berita Acara Serah Terima Arsip yang dipindahkan.
c. Arsip yang diterima dari Unit Kearsipan I disimpan ditempat yang aman.
d. Penyimpanan arsip dalam keadaan terkelompok sesuai dengan pencipta arsip.
e. Penataan, penyimpanan dan pemeliharaan lebih lanjut menjadi tanggung jawab Pimpinan Unit Kearsipan.

3.1.2    PEMUSNAHAN ARSIP :

3.1.2.1 Di Unit Pengolah
Unit Pengolah dapat memusnahkan non arsip dan duplikasi serta arsip yang hanya memiliki jangka simpan aktif dengan keterangan musnah.
Prosedur pemusnahan duplikasi dan non arsip :
1. Mengelompokkan non arsip dan duplikasi arsip.
2. Membuat Daftar Non Arsip dan Duplikasi yang akan dimusnahkan.
3. Membuat Berita Acara Pemusnahan Non Arsip dan Duplikasi Arsip .
4. Menyampaikan tembusan Berita Acara Pemusnahan kepada Unit Kearsipan Pusat melalui Unit Kearsipan II dan I.
Prosedur Pemusnahan Arsip :
1. Memeriksa dan meneliti jenis arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam JRA.

1 komentar:

lg iseng nyari referensi kearsipan buat keperluan pekerjaan ternyata nyasar di Blog nya adek tingkatku AN. Ak angktn 2007 de'. Trims Yah..

Poskan Komentar

Pages

the time show at

User online

Jejak Pengunjung

About this blog

berisi tentang tugas tugas kuliah saya di politeknik negeri semarang jurusan administrasi niaga, semoga dapat bermanfaat bagi pembaca atau sebagai tambahan pengetahuan

its me

Foto Saya
Semarang, Indonesia
Mahasiswi Politeknik Negeri Semarang jurusan D3 Adm. Niaga (akselerasi). hobi membaca apa aja jenis buku. sedang menyelesaikan masa studi nya dan berencana lulus awal tahun 2012. doain ya..

ngobrol sama yang punya blog :)

Entri Populer

Loading...